Je suis obsédé par La théorie du Big Bang. Si vous ne l'avez pas vu, je le recommande vivement. Mon fiancé et moi regardons un ou deux épisodes chaque nuit et nous rions toujours fort..
Dans un épisode récent, Sheldon Cooper, interprété par le très hilarant Jim Parsons, se prépare lui-même deux fois plus longtemps. Il promet à Howard et à Leonard de passer le lendemain à travailler sur un projet avec eux. Ce qu'il avait oublié, c'est qu'il s'était engagé à travailler sur un projet avec Amy ce jour-là également. En tant que membre du public, je me suis régalé de la comédie qui a suivi. En tant qu'assistante de direction à plein temps, je frémissais devant ce que je ne peux que décrire comme mon pire cauchemar.
Au cours des trois dernières années, j'ai eu la chance d'assister certaines des femmes les plus téméraires à Hollywood. J'ai assisté trois producteurs exécutifs différents au cours des trois dernières années, et toutes étaient des femmes. Dans une industrie à prédominance masculine, il s’agit là d’une anomalie. J’ai donc veillé à tirer le meilleur parti de ces femmes exceptionnelles..
En tant qu'assistante, une partie essentielle de mon travail consiste à gérer l'emploi du temps de mon exécutif. Certains cadres sont plus pratiques avec leurs horaires, et certains préfèrent que je prenne les rênes. La planification devrait être une tâche assez simple, mais lorsque vous gérez les emplois du temps des femmes qui sont entraînées dans trois directions à tout moment, la tâche nécessite de la prévoyance, des priorités et de l'organisation. Un bon calendrier aurait évité à Sheldon de faire une double réservation tragique et d'éviter que la grippe qui en résulte ne se détériore.
Voici quelques leçons importantes que j'ai tirées de la gestion des horaires de femmes très influentes.
C'est bien de dire non.
Ne pas trop vous planifier. Tant de fois, j'ai été trop ambitieux dans ma propre planification. Je vais organiser des réunions de réseautage, des rendez-vous chez le médecin et des dîners avec des amis et essayer de tout organiser en un jour ou une semaine. Pour bien planifier son horaire, il faut connaître ses limites et les respecter. Vous n'êtes pas bon en réunion si vous êtes frit mentalement. Si cela implique de sortir un déjeuner quelques semaines à l'avance, il vaut mieux le faire que d'être demi-présent ou de demander constamment à reprogrammer. Lorsque j'ai commencé à planifier les déjeuners et les dîners de mes chefs, d'autres assistants m'envoyaient les prochaines dates disponibles de leur chef, et ils seraient sortis dans trois ou quatre semaines. Je ne pouvais pas croire que ces cadres n'avaient pas une nuit gratuite pour le dîner pendant un mois! En fait, ils l'ont probablement fait, mais ils savaient que remplir cette nuit gratuite avec un autre dîner aurait pour résultat de brûler ou d'annuler pour éviter l'épuisement. Il est important de savoir combien c'est trop.
Bloque le temps pour toi.
On m'a souvent demandé de bloquer du temps pour rien en particulier. Parfois, c'est juste du temps libre pour écrire. Parfois, ce sont des choses personnelles pour lesquelles je ne suis pas au courant. Quoi qu'il en soit, je vais physiquement dans leurs calendriers et le bloque - parfois, littéralement comme écrire BLOCK dans cette heure ou ces deux heures. Ce faisant, j'ai consolidé ce temps comme étant le leur et seulement le leur. C'est différent de dire non à un déjeuner ou à un dîner. Ceci crée de manière proactive un espace destiné à un usage personnel. C'est un moment bloquant pour vous qui ne sera pas occupé par une réunion, un rendez-vous ou un appel téléphonique. Si notre emploi du temps dicte le type de personne que nous devenons, alors le délabrement et le dénuement ne sont avantageux pour personne. J'ai surtout du mal à me sentir comme si j'avais toujours besoin d'être occupée. Planifier les temps d'arrêt est un bon moyen de m'assurer que j'en reçois juste assez pour me rajeunir, mais pas trop là où je me sens paresseux ou en retard..
Le codage couleur et les calendriers partagés sont essentiels.
Dans mon calendrier, j’utilise maintenant des codes de couleur différents pour différentes activités - travail, vie privée, famille, etc. Lorsque Mike et moi nous sommes fiancés, j’ai établi un calendrier commun pour nous - ainsi, si Je vais recevoir la notification, et s'il planifie quelque chose, j'en aurai une aussi. Google Agenda et l'application de calendrier iCloud possèdent tous deux de très simples fonctionnalités de partage de calendrier. Lorsque vous travaillez à la planification d'un événement qui implique deux personnes ou plus, je vous suggère de saisir la date et l'heure discutées dans votre calendrier avec HOLD en face de celle-ci, même si ce n'est pas confirmé. Par exemple, si vous et vos deux meilleurs amis souhaitez organiser un dîner pour jeudi à 19 heures mais que vous attendez la confirmation du deuxième ami, collez-le dans votre calendrier quand même. HOLD indiquera que ce n'est pas encore confirmé, mais cela vous empêchera également de réserver autre chose pendant ce temps en attendant qu'elle vérifie son courrier électronique..
Un calendrier est nécessaire pour l'équilibre et la productivité.
Un calendrier est un outil formidable pour vous aider à maintenir votre équilibre. Quels sont les domaines de votre vie qui nécessitent une attention Au début de chaque semaine (ou chaque mois, en fonction de la distance que vous envisagez), évaluez votre calendrier. Où vous programmez-vous trop lourdement? Où vous programmez-vous trop lentement? Quelqu'un m'a dit un jour que les engagements avec lesquels nous remplissons notre calendrier dictent le type de personne que nous souhaitons être. Pensez-y: si vous voulez être bien éduqué, vous vous inscrivez à des cours ou à des diplômes d'études supérieures et vous insérez les heures de cours dans votre emploi du temps. Si vous voulez être un bon ami, vous fixez des dates avec vos proches et vous les respectez. Si vous souhaitez bien connaître toutes les grossesses de Kardashian-Jenner, vous devez probablement prévoir du temps pour KUWTK également. Faites une liste de tout ce qui est important pour vous, puis insérez-les dans votre emploi du temps. Je suggère également un horaire de routine pour vous aider à développer de bonnes habitudes. J'appelais ma grand-mère tous les samedis. Cela ne veut pas dire que je ne l'appellerais pas à d'autres moments de la semaine, mais tous les samedis, je répondais absolument au téléphone pour l'appeler. La planification ne concerne pas seulement le travail - elle aide à nous transformer en la personne que nous voulons être.
Utiliser des notes et des alertes.
Pour ceux qui utilisent le calendrier Apple, il y a une section au bas pour NOTES. Il y a aussi une option pour insérer un emplacement. Faites-vous une faveur et commencez à traiter chaque événement comme son propre dossier. Tellement de fois, je créais un événement dans mon calendrier et devais ensuite faire référence à des courriels ou des messages texte pour trouver une adresse ou des instructions de stationnement. Lorsque j'ai commencé à gérer les calendriers des cadres, il est devenu important pour moi d'inclure toutes les informations nécessaires dans l'événement de calendrier, car, en général, ils n'ont pas accès aux courriels envoyés pour définir la réunion, le déjeuner ou le dîner. Il y a eu des moments où mon exécutif est sur la côte Est et je suis toujours sur la côte Ouest. S'ils ont un événement HNE 7h, je vais probablement encore dormir. S'ils ont des questions sur les endroits où aller et ne peuvent pas me joindre, nous risquons tous de passer une mauvaise journée! Il devenait impératif d'inclure toutes les informations pertinentes dans l'événement du calendrier. J'ai commencé à le faire moi-même, et cela a simplifié et rationalisé mon organisation de nombreuses façons. Je n'ai plus à fouiller dans les anciens échanges pour trouver ce que je cherche. Profitez également de la fonction ALERT offerte par différents calendriers. Je mets toujours les rappels pour qu'ils sonnent un jour avant tout événement. Cela me fait penser à l’avenir et faire les préparatifs nécessaires.
Soyez réaliste dans la planification.
Tout le monde me disait que Los Angeles est une ville en voiture. Je n'ai pas compris ce que cela voulait dire avant de déménager à LA. Laissez-moi décoder: tout le monde à Los Angeles conduit partout. Ils doivent - tout est étendu. En conséquence, LA est réputée pour le trafic. À cause de cela, j'ai appris que je devais tenir compte de l'heure à laquelle vous organisez vos réunions. Est-ce que je mets mon exécutif en heure de pointe? Si MapQuest signale le trajet en trente minutes, je prends généralement 45 minutes à une heure de trajet dans chaque sens. Il est toujours préférable de ne pas trop planifier votre temps et de ressentir le stress ou le pire danger qui en résulte. Il faut être réaliste dans la planification pour respecter les engagements que vous prenez. Je suis un casanier énorme. Après le travail, tout ce que je veux, c’est mettre mon pyjama et recharger mes batteries de la journée. J'avais l'habitude de préparer des boissons et des réunions de réseautage après le travail, et j'ai aussi constaté que je les annulais aussi régulièrement. Cependant, lorsque je fixais les rendez-vous du café du matin, j'avais beaucoup plus de chances de suivre. Soyez réaliste quant à vous et à votre environnement pour tirer le meilleur parti de votre calendrier..
L'évaluation rétrospective est la clé.
À la fin de chaque semaine ou de chaque mois, consultez votre calendrier. Comment vous évalueriez-vous sur vos habitudes de planification pour ce mois-là? Avez-vous donné suite à tout ce que vous avez mis sur votre calendrier? Dans quels domaines êtes-vous le plus susceptible d'annuler ou de reprogrammer? apprendre vos propres habitudes. Rappelez-vous - notre calendrier peut déterminer qui nous voulons devenir, si nous le laissons faire. Si nous apprenons à gérer efficacement notre temps, nous pouvons contrôler nos horaires au lieu de permettre à nos horaires de nous contrôler..