Vous commencez à noter votre liste de tâches à faire pour la journée et vous vous mettez immédiatement en sueur. Vous ne savez pas comment vous pourrez faire tout cela.
Et le pire Dans votre panique, cela semble tout aussi important et urgent. Comment peut-on s’attendre à ce que les priorités soient effectivement définies lorsque tout semble prioritaire?
Nous y avons tous été. Nos journées de travail sont occupées, nos boîtes de réception se remplissent et nos listes de tâches à faire peuvent rapidement faire boule de neige et devenir incontrôlables. Lorsque votre assiette est complètement remplie, il devient encore plus difficile de savoir par où commencer..
Respirez une minute. Une liste de tâches accablante suffit généralement à accélérer votre rythme cardiaque, mais vous pouvez vous poser quelques questions logiques pour donner un sens à votre charge de travail et élaborer un plan stratégique d’attaque..
Les meilleures questions suivent la structure de la Eisenhower Decision Matrix, une technique de gestion du temps attribuée à une citation non vérifiée de Dwight Eisenhower. Cette boîte simple vous aide à classer vos tâches et vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance..
Si vous voulez dessiner la matrice par vous-même, essayez-la. Mais, si vous préférez ne pas le faire, poser ces cinq questions clés vous aidera à obtenir un résultat final très similaire..
1. Ce qui doit absolument être fait aujourd'hui
Lorsque vous vous sentez déjà stressé, il peut être tentant de parcourir votre calendrier pour avoir une idée de ce qui est à votre agenda pour la semaine ou le mois. Vous pensez que cela vous aidera à mieux vous sentir, mais cela ne fait généralement qu'ajouter à votre sentiment d'être submergé..
Voici la chose: quand vous êtes submergé, cette présentation que vous devez faire dans deux semaines ou ce grand rapport qui doit être terminé d'ici la fin du mois n'est probablement pas la chose la plus pressante dans votre assiette.
Au lieu de cela, vous devez prendre du recul et regarder seulement aujourd’hui. Quels sont les éléments les plus urgents de votre liste de tâches? Que devez-vous absolument faire pour que votre travail soit terminé au cours des huit prochaines heures?
2. Lesquelles de ces tâches urgentes sont les plus importantes
Maintenant que vous avez la liste de vos tâches les plus urgentes, il est temps de déterminer lesquelles de ces tâches sont les plus importantes..
Mais ils sont tous importants! vous réfléchissez maintenant. C'est pourquoi ils sont tous sur myяto-do list! Bien sûr, vous voudrez quand même finir par faire ces choses - mais pour le moment, vous devez vous concentrer sur les choses les plus critiques..
Réfléchissez aux tâches qui auront des conséquences si vous ne les terminez pas réellement à la fin de la journée. Souhaitez-vous organiser un projet de groupe? Faites-vous réprimander par votre patron Endommagez une relation client
Penser en termes de conséquences peut sembler un peu effrayant. Mais cela vous aidera également à déterminer quelles tâches appartiennent réellement à cette zone Urgent et Important - quelles sont les choses que vous voudrez commencer tout de suite.
3. Peut-on déléguer n'importe laquelle de ces tâches urgentes?
Une fois que vous avez passé au crible ces éléments importants, il vous reste peut-être encore d'autres tâches urgentes. Ils doivent être terminés dès que possible, mais vous ne les considérez pas non plus comme des actes à faire ou à éviter..
Étant donné que vous ne leur accordez pas une grande importance, ce sont souvent des tâches petites et sans esprit. Il peut s'agir par exemple de retourner un appel téléphonique ou un courrier électronique ou de remplir votre rapport de dépenses pour le service de la comptabilité d'ici la fin de la journée..
Pour ces choses qui tombent dans la case Urgent et Pas Important, demandez-vous si vous pouvez ou non les déléguer ou les automatiser..
Y a-t-il quelqu'un d'autre dans votre équipe qui pourrait enlever cela de votre assiette jusqu'à ce que vous ayez retrouvé votre place? Ou, pourriez-vous mettre en place une sorte d'automatisation utilisant Zapier ou IFTTT qui supprimerait cette tâche fastidieuse de votre liste?
Juste avertissement: Vous pourriez ne pas être en mesure de comprendre cela immédiatement. Lorsque vous êtes déjà enterré, vous ne voulez probablement pas consacrer des heures à réacheminer votre travail. Cependant, il est toujours utile de réfléchir un peu au cas où vous pourriez considérablement améliorer votre charge de travail.
Pour les choses urgentes mais sans importance qui restent sur votre liste Attaquez-les immédiatement après les tâches importantes et urgentes que vous avez désignées - de cette façon, vous pourrez gérer toutes les choses les plus urgentes en premier.
4. Quelles tâches sont importantes mais pas nécessairement urgentes
Maintenant que les tâches les plus urgentes sont séparées, il est temps de jeter un nouveau regard sur votre liste de tâches à faire et de sortir les tâches importantes, sans que cela doive nécessairement être fait immédiatement..
Les chances sont, ce sont les plus grandes choses que vous avez dans la trémie. Ce sont des projets et des missions sur lesquels vous devriez faire des progrès constants, de sorte que vous n’ayez pas à gérer cette période stressante juste avant la date limite..
Mais pour y parvenir, il faut réfléchir et planifier. Ainsi, pour les tâches qui se retrouvent dans votre zone Pas urgent et important, prévoyez du temps pour travailler sur ces tâches dans votre calendrier. Fixez des mini jalons et des échéances que vous vous êtes imposés pour rester sur la bonne voie.
De cette façon, vous n’avez pas l’impression que vous vous contentez de repousser ces projets pour la journée, mais de les hiérarchiser en conséquence..
5. Toutes les tâches peuvent-elles être supprimées?
Pouvoir effacer complètement quelque chose de votre liste de choses à faire est le rêve de quiconque se sent un peu mince..
Pensez que c'est impossible Eh bien, si vous avez encore des tâches à faire que vous classeriez comme non urgentes ou non importantes, il y a de bonnes chances que ces éléments puissent être supprimés de votre liste de tâches..
Souvent, nous continuons à faire certaines tâches par habitude plutôt que par nécessité. Heureusement, la matrice de décision vous aidera à identifier instantanément tout ce qui peut être retiré de votre assiette.
Prioriser peut toujours être un défi - mais cela devient particulièrement difficile lorsque tout semble être une priorité. Heureusement, ces questions peuvent vous aider à faire le tri dans toutes vos tâches et tâches et à déterminer ce qui devrait réellement être placé en haut de votre liste..