La personne moyenne envoie et reçoit environ 205 courriels par jour. C'est une statistique assez surprenante, n'est-ce pas
Mais, quand vous prenez quelques minutes pour y penser, ce n'est pas vraiment cette choquant. Nous sommes tous assez obsédés par nos boîtes de réception. Personnellement, j'ai six comptes de messagerie, et j'ai généralement le sentiment de ne pouvoir quitter un écran pendant plus de deux minutes sans qu'un nouvel e-mail me parvienne..
Il va sans dire que, lorsque nous sommes tous constamment inondés de nouveaux messages qui apparaissent dans nos boîtes de réception, il devient trop facile de laisser l’étiquette des courriels glisser un peu. Et ça ne pose pas toujours un problème! Vraiment, il n'y a rien de mal à garder vos messages informels lorsque vous répondez à un ami au sujet d'un déjeuner ou demandez une recette à votre mère. En fait, ce serait probablement étrange si vous étiez incroyablement raffiné et formel dans ces courriels.
Cependant, lorsque ces habitudes de messagerie décontractées et peu habituelles commencent à faire leur chemin dans votre correspondance professionnelle, telle qu'un courrier électronique accompagnant une candidature à un poste ou une demande d'entretien informatif, vous pouvez alors commencer à paraître bâclé et même un peu paresseux..
Donc, si vous commencez à être un peu trop laxiste dans vos messages, il est probablement temps de faire un rappel rapide sur l'étiquette associée aux courriels professionnels. Voici ce que vous devez savoir!
1. Mettez un peu de réflexion dans votre sujet.
Étant donné que nous sommes tous quotidiennement confrontés à des boîtes de réception encombrées, vous devez faire en sorte que votre message soit clair, et ce exactement en quoi votre message est destiné - en particulier dans un contexte professionnel, lorsque vous savez que la personne qui reçoit votre note est déjà follement malade. occupé.
Alors, soyez aussi descriptif que possible avec votre sujet. Quelque chose de vague comme: «Je pensais que tu aimerais ça! fonctionne très bien comme sujet lorsque vous transmettez un article utile à votre ami. Mais quelque chose de plus détaillé, tel que: Excellent article sur les astuces de mise en réseau! c'est mieux pour un contact professionnel.
2. Utilisez une salutation et une signature réelles.
Je peux comprendre vouloir garder votre courrier électronique aussi bref et direct que possible. Mais, je ne crois pas en une élimination complète de ces deux composants traditionnels. Pensez au courrier électronique en tant que lettre numérique. Vos salutations et votre signature associent votre message dans son ensemble, tout en maintenant un certain niveau de professionnalisme, au lieu de laisser entendre que vous avez dactylographié le message dans son intégralité sur votre iPhone alors que vous étiez en ligne à l'épicerie (même si c'est vrai!).
Que vous souhaitiez commencer par une très chère Susan, ou utiliser quelque chose de plus conversationnel, par exemple, Hé, Susan! est totalement à vous. La partie importante est de ne pas oublier d'inclure ces éléments standard.
3. Passer le sténo et les émojis!
Bien que les deux formes de communication soient devenues remarquablement similaires, sachez que le courrier électronique n’est toujours pas la même chose que le texto. Cela signifie que vous devez totalement ignorer le raccourci et les acronymes tels que LOL, OMG et même Haha. Ils n'ont pas leur place dans les emails professionnels! Utilisez plutôt des phrases complètes: C'est trop drôle! et même un simple, Wow! pour obtenir le même point sur andя dans un sens beaucoup plus raffiné et professionnel.
Les Emojis sont ouverts au débat en ce qui concerne la correspondance liée au travail - et même on me sait avoir jeté de temps à autre un visage souriant sympathique lors de l'envoi d'un courrier électronique à un contact professionnel avec lequel je suis en relation étroite. Mais, si vous vous sentez le moindre doute, il vaut mieux les laisser complètement. La même règle s'applique aux points d'exclamation. Utilisés avec parcimonie, ils sont un excellent moyen d’exprimer son enthousiasme. Cependant, abusez-vous d'eux et ils deviennent simplement odieux. Limitez-les à des phrases où vous vraiment vouloir partager l'excitation.
4. Soyez prudent avec humour.
Je suis sûr que votre sarcasme est charmant et hilarant en personne. Cependant, dans vos courriels, il peut facilement vous faire paraître impétueux et impoli. Ainsi, à moins que la personne à qui le message a été adressé ait déjà un sens réel de votre personnalité et de votre sens de l'humour, vous voudrez procéder avec prudence lorsqu'il s'agit d'utiliser l'esprit, les retours en arrière, dans votre message..
Oui, je sais que cela peut donner l'impression que vos courriels sont totalement dépourvus de personnalité. Cependant, vous préféreriez qu'ils paraissent un peu secs et ternes plutôt que carrément offensants. Droite
5. Relisez, relisez, relisez!
Nous avons tous lu les courriels qui sont jonchés de fautes de frappe et d’erreurs. Quelle a été votre impression de l'expéditeur? Eh bien, je suis prêt à parier que vous pensiez que cette personne était négligée. S'il ne peut même pas prendre le temps d'épeler correctement votre nom, vous n'êtes probablement pas trop enthousiasmé par le besoin de poursuivre une relation professionnelle avec cette personne..
Cela devrait aller de soi, mais il est impératif de relire vos courriels avant de les envoyer. Vérifiez les erreurs de grammaire et les fautes de frappe, et assurez-vous que vous avez correctement orthographié les noms propres (pensez aux noms des personnes et des noms de société!). En outre, n'oubliez pas de jeter un second coup d'œil à l'adresse électronique (vous voulez vous assurer que vous l'envoyez à la bonne personne) et à la ligne d'objet. Un sujet qui se lit, j'aimerais que tu m'aides! ne fera probablement pas la meilleure première impression.
6. Répondez rapidement.
Certes, c'est un point avec lequel je me bats un peu. D'une part, j'aimerais que nous puissions éliminer cette immense pression que nous ressentons tous d'être constamment en contact. Mais, d'un autre côté, je sais à quel point il est frustrant d'attendre une réponse de quelqu'un lorsque j'ai désespérément besoin d'une réponse..
Dans vos courriels professionnels, veillez donc à répondre rapidement, généralement dans un délai d'un jour ouvrable. Même si vous ne pouvez pas rassembler une réponse détaillée dans ce laps de temps, vous devez au moins toucher à la base et informer l'expéditeur que vous avez reçu le message et que vous y travaillez. C'est bien mieux que de laisser cette personne se demander si sa note flotte sans but dans le cyberespace.
Cependant, ne sacrifiez pas la qualité pour la vitesse. Vous ne voulez pas déclencher une réponse sans conviction alors Rapidement, vous oubliez de préparer une réponse réfléchie et bénéfique (à moins que vous n'envoyiez simplement l'un des e-mails de confirmation mentionnés ci-dessus). Les gens ne seront pas heureux de recevoir votre réponse si elle manque totalement la marque ou ne répond pas tout de leurs questions.
Nous nous sentons tous enchaînés à nos boîtes de réception. Alors, qui peut vraiment nous reprocher de laisser notre étiquette email glisser un peu? Mais, en ce qui concerne votre correspondance professionnelle et professionnelle, il est important que vous fassiez de votre mieux pour rester aussi professionnel que possible. Utilisez ces conseils et vous êtes sûr de créer des polishedяemails!