Mon pire Espace bureau Le moment était assis dans une cabine avec quelques coéquipiers, comme on lit littéralement une présentation PowerPoint imprimée. Lorsque j'ai finalement jeté un coup d'œil discret à ma montre sous la table, je me suis rendu compte que nous avions déjà dépassé notre temps imparti - et pourtant je ne savais toujours pas qui faisait quoi, quand et pourquoi. Frustré, je me suis tourné vers deux mentors et leur ai posé une seule question: comment mettre fin à une réunion à l'heure
Mon collègue masculin m'a regardé avec surprise et a dit sans ambages: «J'ai mis mon téléphone sur la table et j'ai dit que nous n'avions plus de temps. Ma collègue, par contre, acquiesça de la tête. C'est difficile d'interrompre sans être impoli, dit-elle. J'essaie de noter verbalement quand il reste 15 minutes pour que ce soit moins gênant.
Maintenant, sans entrer dans les différences importantes entre les hommes et les femmes dans leurs deux réponses, ni aborder mes hommes contre les femmes en milieu de travail, je pense que nous pouvons tous convenir que les réunions peuvent être des formes de collaboration et de conversation extrêmement productives et utiles, OU le pire des cas. perte de temps. Mais garder les gens sur la bonne voie et au bon moment demande un peu de pratique. Voici 5 conseils pour terminer une réunion avec succès.
1. bâton à 30 minutes
J'ai appris cette règle générale il y a quelques années et cela ne m'a pas encore manqué. Lorsque vous organisez une réunion, accordez-vous 30 minutes, pas plus, pas moins. Pourquoi Parce que les gens vont presque toujours utiliser tout le temps qu'on leur donne. S'il s'agit d'une réunion de 60 minutes, les gens continueront à parler pour répondre à un besoin de combler l'espace et en partant du principe que la conversation a besoin de chaque minute. C'est peut-être vrai, mais c'est d'habitude ne pas.
La beauté de cette astuce est que vous pouvez toujours organiser une autre réunion.. Toujours! Sérieusement, cependant, dans cette première demi-heure, vous saurez vite si vous avez réellement faire besoin de plus de temps pour parler ou si vous feriez mieux de vous échanger des courriels plus tard, etc. Vous constaterez peut-être, comme je l'ai fait, qu'avec un délai plus court, les gens ont tendance à être plus efficaces et intentionnels. (Moi-même inclus.) ЯAlso! Vous pouvez terminer une réunion plus tôt. Fou, je sais.
2. Inviter les bonnes personnes
Au début de ma carrière, j'ai siégé dans beaucoup, beaucoup, beaucoup des réunions où je me demandais pourquoi j'étais là. J'avais trop peur de poser cette question à voix haute, de peur de ressembler à un joueur d'équipe terne ou à un manque de professionnalisme, mais j'ai remarqué combien de fois les réunions semblaient se prolonger parce que trop de personnes restaient silencieuses ou qu'une personne semblait dominer le dialogue..
Les gens vous inviteront à des réunions pour vous garder en boucle, mais cela ne signifie pas que vous devez y assister. Si vous n’ajoutez pas de valeur, vous ne devriez pas être à la table..
J'ai finalement commencé à poser la même question d'une manière différente: quel est mon rôle lors de cette réunion?, immensément. Au moins un tiers du temps, l'autre personne s'est arrêtée, a penché la tête sur le côté et a dit: Vous savez ce que vous pouvez réellement sauter. Etait bon. Les deux autres tiers du temps, j'ai été informé de la manière dont je pourrais contribuer à la conversation, ce qui a rendu la réunion bien meilleure.
Je vais le dire lentement mais avec force: les gens vous inviteront à des réunions pour être gentils ou pour vous garder au courant, mais cela ne signifie pas que vous deviez y assister.. Ma théorie est que si vous n’ajoutez pas de valeur, vous ne devriez pas être à la table; si cela semble être une perte de temps, c'est probablement le cas et vous avez l'autorisation de refuser. Cela est vrai pour chaque personne participant à une réunion, que vous soyez l'invité ou l'invité: si vous demandez aux bonnes personnes d'être présentes et de participer, les chances de dialogues productifs et approfondis sont infiniment plus élevées..
Source: @rebeccataylornyc
3. Toujours demander un agenda
Je ne peux pas vous dire combien de réunions auxquelles j'ai assisté avec des descriptions vagues telles que Discuter un plan de communication et Brainstormer des idées de contenu sans agenda à traiter. Effectivement, plus tard, il y a eu beaucoup de discussions avec très peu de résultats utiles. Ces réunions sans direction ont tendance à être les pires contrevenants en termes de gestion du temps.
La difficulté avec les réunions en général est qu’elles sont fréquemment soit pour Faire ou Planification. Il est important de savoir à quel type appartient le vôtre afin de pouvoir vous préparer en conséquence. Par exemple, sans agenda pour une réunion de brainstorming, les gens se présenteront probablement en supposant que le temps sera consacré à la discussion d'idées, sans présenter nécessairement celles qu'elles ont déjà proposées..
Vous n'avez pas nécessairement besoin de lister chaque détail, et parfois cela n'a pas de sens d'entrer trop loin dans les mauvaises herbes, mais au moins de prendre le temps de réfléchir à un schéma flou pour guider le groupe. Le fait de fournir un agenda ou de le lire au préalable crée une prise de conscience qui aide tout le monde à hiérarchiser les objectifs et les résultats pour cet échange particulier..
4. Savoir qui fait quoi et quand
Lors de chaque réunion et interaction sur un projet, faites une pause et prenez un moment pour identifier quelques détails clés: qui est responsable de quoi, quels sont les objectifs du travail accompli, quel type de calendrier détermine le rythme, qui prend des notes, etc..
Soyez précis sur la manière de faire avancer les projets, même au milieu d'une conversation. Il est très facile pour les gens d'avancer à toute vitesse sans répondre à ces questions simples. Etre un leader, c'est être celui qui clarifie le cas échéant et qui aide chacun, même vous, à rester sur la bonne voie..
5. Désigner un animateur
Sur la même note, avez-vous déjà assisté à une réunion au cours de laquelle la conversation semble tourner autour de moi sans issue? Moi aussi. Il peut être utile de choisir quelqu'un pour animer les remarques, ce qui peut être aussi simple que de prêter attention au rythme et à la cadence des interactions. Si vous êtes le facilitateur, vous fonctionneriez comme suit: vous remarquerez que les membres de votre équipe restent toujours silencieux, vous demandez donc leur contribution; De même, si des collègues sont coupés ou interrompus, vous leur faites un retour en arrière pour les aider à faire de la place pour leur point de vue..
Surtout, faites attention aux ninjas. Ne ris pas, je suis sérieux. Celles-ci sont réelles et vous les connaissez: le type qui plaisante constamment, la fille qui bavarde à propos de son week-end, le patron qui se plaint de délais trop longs, le manager qui émet un avis toutes les deux secondes. Rencontrer des ninjas est techniquement inoffensif, étant donné que ce ne sont souvent que des gens qui ont une forte opinion et qui tiennent à ajouter leurs deux sous, à propos de tout. Toutefois, si vous ne le faites pas, ils hacheront à 100% votre ordre du jour minutieux, ce qui vous fera perdre un temps précieux sur des sujets de conversation qui ne sont pas prioritaires..
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez interrompre poliment des phrases telles que, j’aimerais ramener le groupe à ou nous perdons un peu le cap, mais on dirait que nous sommes d’accord ou que ce que j’entends dire, c’est un problème concernant XYZ. S'il y a beaucoup de retombées, alors ces sujets ne sont pas tangents, ils doivent être traités ultérieurement..
La ligne de fond N'ayez pas peur de définir des directives pour respecter le temps de chacun.