Vous parcourez chaque phrase d’un e-mail parfaitement conçu une dernière fois, puis vous cliquez sur send. Que ce soit une candidature, une demande de réunion ou une simple question qui mérite une réponse, il ne reste plus maintenant qu’à attendre. une réponse.
Les jours passent et vous n'avez absolument rien entendu. Naturellement, vous vous inquiétez pour une réponse. Mais en même temps, vous ne voulez pas paraître comme un bourreau. Alors, que devrais-tu faire
Il y a une ligne de démarcation entre être périsistant et être un parasite.
Le suivi est toujours encouragé. Cependant, il y a une ligne de démarcation entre être persistant et être un organisme nuisible. Il y a six choses à garder à l’esprit pour encourager une réponse sans paraître complètement odieux..
1. Soyez réaliste avec les attentes.
Nous sommes tous constamment connectés aujourd'hui. Et, bien que cela ait définitivement contribué à rendre la vie plus pratique, cela a également faussé notre perception du temps de réponse raisonnable..
Avant de rédiger un courrier électronique de suivi, il est important de faire une pause avant de réfléchir à vos attentes. Ce message que vous avez envoyé il y a plusieurs jours, voire une semaine, et qui attend toujours une réponse. Vous pouvez le vérifier sans paraître trop impatient. Mais si vous avez contacté quelqu'un il y a quelques heures à peine et que vous êtes choqué qu'il ne vous ait pas encore contacté, eh bien, vous feriez mieux de faire preuve d'un peu de patience et de garder ce suivi dans le brouillon pour l'instant..
2. Soyez poli!
Il peut être frustrant de ressentir le besoin constant de chasser les gens pour obtenir ce dont vous avez besoin. Croyez-moi, j'y suis allé beaucoup plus de fois que je ne veux l'admettre. Cependant, peu importe votre degré d'irritation, vous ne devriez laisser aucune de ces hostilités s'infiltrer dans votre message de suivi..
Cela signifie pas de remarques sournoises comme, je encore n'ai entendu parler de vous, ni de commentaires manifestement agressifs, par exemple, je ne comprends pas pourquoi cela vous prend Si longtemps me revenir à ce sujet.
La plupart d’entre nous ne réagissons pas bien à la colère et aux doigtés. Donc, même s'il parvient à vous obtenir une réponse, ce ne sera probablement pas celle que vous aimez. Alors faites un effort pour être trop poli. Et rappelez-vous le vieil adage: "Tu attrapes plus de mouches avec du miel".
3. Explique ton raisonnement.
Nous sommes tous très occupés. Et dans ces moments où vous avez l’impression que votre liste de choses à faire doit vous intéresser, il est difficile de penser à la charge de travail de qui que ce soit en dehors de la vôtre. C’est pourquoi il est important de rappeler au destinataire Pourquoi vous suivez-pourquoi exactement est leur réponse nécessaire
Il est important de rappeler au destinataire la raison de votre suivi. Pourquoi sa réponse est-elle nécessaire?
Bien sûr, cette explication variera en fonction de l’article que vous allez vérifier. Mais, par souci de simplicité, voici un exemple. Je dois souvent faire demi-tour avec des clients indépendants potentiels pour voir s'ils souhaitent aller de l'avant avec un projet en discussion. Ils peuvent être notoirement lents pour répondre à une décision, si souvent une ligne de mon courrier électronique de suivi ressemble à ceci:
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous souhaitez aller de l'avant avec le projet comme discuté. Votre réponse ferme me permettra de tracer ma charge de travail pour les prochaines semaines.
Ceci est une affirmation douce que mon propre calendrier dépend de leur réponse. Souvent, se faire rappeler qu'ils ne fonctionnent pas en vase clos est suffisant pour inciter les gens à réagir rapidement.
4. Changer les choses.
Nous comptons tous beaucoup sur le courrier électronique. Mais ce n'est certainement pas la seule forme de communication qui existe. Si vous n’avez pas eu le succès avec l’écrit, pourquoi ne pas essayer une méthode différente? Non, vous n’avez pas besoin d’envoyer des signaux de fumée ou des pigeons voyageurs. Cependant, si vous avez un numéro de téléphone pour la personne, pourquoi ne pas donner un coup de téléphone
Bien sûr, vous ne devriez pas planifier de bombarder quelqu'un avec un flot incessant de courriels et appels-c'est comme ça que vous développez une réputation de ravageur. Cependant, si vous avez envoyé deux messages et que vous n'avez pas encore entendu quelque chose, une connexion plus personnelle (par exemple via le téléphone) peut parfois vous permettre d'obtenir la réponse dont vous avez besoin..
Si vous préférez vous en tenir aux courriels, vous pouvez également changer de sujet. Si vous avez envoyé votre courrier électronique précédent le matin, essayez d'envoyer votre deuxième suivi l'après-midi cette fois-ci. Parfois, la clé du succès consiste à attraper quelqu'un quand il n'est pas complètement submergé.
5. Fixer un délai ferme.
Il n'y a rien qui allume un feu comme une échéance imminente. Et bien qu'inclure une date de fin ferme dans vos courriels de suivi puisse sembler un peu direct et effronté, il est généralement efficace.
Utiliser une date limite dans votre message de suivi ramène la balle dans votre camp et précise vos attentes au destinataire.
Pourquoi, eh bien, cela remet la balle dans ton camp et rend tes attentes claires pour le destinataire. Cela montre que si vous ne recevez pas de réponse à la date spécifiée, vous passez à autre chose..
À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique Continuons avec le message que j’avais utilisé avec un client freelance hypothétique ci-dessus. Je rajouterais simplement une ligne comme celle-ci à la fin:
Si je ne vous ai pas entendu parler d'ici la fin de la semaine, je suppose que vous êtes allé dans une direction différente.
Que vous attendiez une réponse d'un client, d'un employeur potentiel ou d'un collègue, le fait de fixer cette date limite ferme garantit que vous êtes tous les deux sur la même page, ce qui est essentiel pour éviter tout autre problème ou problème de communication..
6. Savoir quand il est temps d'appeler, ça s'arrête.
La chose la plus importante consiste à utiliser une date limite dans vos courriels de suivi. Vous ne souhaitez pas définir de date de fin pour votre destinataire, puis continuez à le contacter à propos du problème. Alors, vos paroles et vos attentes ne mériteront plus rien. Pourquoi devraient-ils jamais vous prendre au sérieux
Il arrive un moment où il est clair que vous n'allez tout simplement pas entendre parler d'une personne. Alors laisse aller et passe à autre chose. Si vous continuez à harceler quelqu'un, même après qu'il vous ait ignoré à plusieurs reprises (et de manière flagrante), vous ne ferez qu'agacer le destinataire et votre réputation sera compromise..
Il est indéniable que ne pas entendre quelqu'un peut être ennuyeux, irritant et même nuire à sa propre productivité. Il n’ya rien de mal à faire un suivi pour mettre la main sur l’information dont vous avez besoin. Cependant, vous voulez le faire d'une manière qui montre que vous êtes persistant, et non un parasite. Gardez ces six conseils à l’esprit, et vous êtes sûr de marcher du bon côté de cette ligne!