La journée de l'impôt approche à grands pas. Etre propriétaire d'une entreprise est merveilleux à bien des égards, mais cela comporte son propre ensemble de défis uniques; les taxes en font partie. Le temps des simples retenues et du dépôt 1040ez est révolu. Nous abordons maintenant les déductions détaillées, l’amortissement, les dépenses d’entreprise et le suivi du kilométrage. Mais ne laissez pas cela vous empêcher de réaliser votre rêve de posséder votre propre entreprise! Avec quelques outils simples et une légère modification de votre routine habituelle, le 15 avril ne sera plus une date redoutée!
Rester organisé est la clé pour réduire le stress après la saison des impôts. Brouiller des reçus et des documents à la dernière minute ne fait qu'empirer les choses. Voici quelques idées qui pourraient vous aider à rester organisé, à maximiser vos déductions, à réduire les risques de vérification et à respirer un peu plus facilement pendant la période des impôts:
Séparer les affaires du plaisir
Le moyen le plus simple de séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles consiste à tenir des comptes financiers distincts (comptes bancaires et cartes de crédit). Si vous n'êtes pas encore sur le point d'ouvrir un deuxième compte bancaire, envisagez au minimum de porter deux cartes de crédit: une pour les affaires et l'autre pour les comptes personnels. Cela peut constituer un avantage supplémentaire en personnalisant votre carte avec une image ou un logo représentant votre entreprise. De nombreuses institutions vous permettent de télécharger une image pour ajouter votre carte de crédit ou de débit. Pensez à utiliser cette fonctionnalité pour promouvoir votre entreprise..
Capturer les reçus
Pour ceux d'entre vous qui stockent des reçus dans une boîte à chaussures, préparez-vous à désencombrer! La technologie progresse plus rapidement que la plupart d’entre nous ne peuvent suivre. Heureusement, l'IRS a pris le train en marche et accepte la documentation numérique pour les déductions et les dépenses détaillées. De nombreuses applications pour smartphone sont disponibles et vous permettent de capturer une image de votre reçu et d'ajouter des notations, des catégories, des affectations client, etc. Deux des plus polyvalents, conviviaux et complets sont Expensify * et Expen $ er **. Ces deux applications vous permettent de capturer une image d'un reçu, d'ajouter des commentaires et d'exporter des informations dans des rapports utiles. Pour ceux qui divertissent les clients et ont des dépenses connexes, ces applications permettent de commenter ce qui a été discuté lors de la réunion. Ceci est extrêmement important si vous annulez ces dépenses.
Maximisez la déduction pour votre bureau à domicile
Si vous avez un bureau à domicile, vous êtes admissible à des déductions importantes. L'IRS permet la déduction de certaines dépenses de la maison en fonction du pourcentage d'espace occupé par votre bureau dans votre maison. La recommandation est de mesurer les dimensions exactes de votre bureau afin de calculer la superficie en pieds carrés. Assurez-vous de documenter ceci avec un croquis ou une image notée avec les dimensions. Une fois que vous avez calculé l'espace, vous pouvez appliquer ce pourcentage à votre paiement de loyer / hypothèque et à certains services publics..
Simplifiez l'utilisation de votre téléphone
Cela peut sembler être un élément tellement évident, mais plusieurs personnes m'ont demandé comment décrire mon téléphone en tant que dépense professionnelle, étant donné qu'il s'agit également d'un élément à usage personnel. Le moyen le plus simple et le meilleur que j’ai trouvé est de choisir trois mois de l’année et de consulter les factures de téléphone correspondantes, en soulignant les appels personnels par opposition aux appels professionnels. Certains fournisseurs de téléphonie cellulaire proposent une facture de téléphone exportable (vers un tableur Excel) qui vous permettra de manipuler les informations afin de calculer l'utilisation du téléphone. Sinon, sortez la vieille calculatrice et commencez à l'ajouter. Vous pouvez utiliser ces chiffres pour projeter une utilisation moyenne pour l'année. Si une vérification est demandée, conservez ces factures avec vos notes pour appuyer votre déduction..
Kilométrage sur piste
Si vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, vous bénéficiez de certaines déductions en fonction de son utilisation. L'IRS accorde deux options: déduire les dépenses réelles ou déduire le kilométrage d'utilisation. D'après mon expérience, la deuxième option permet une déduction plus importante et, croyez-le ou non, il est plus facile à suivre. Selon votre niveau de détail, vous pouvez tenir un journal de bord dans votre véhicule et suivre votre compteur kilométrique au début et à la fin de chaque voyage lié à votre entreprise. Une autre option consiste à utiliser une application de suivi du kilométrage sur votre smartphone (il en existe un million, tous dotés des mêmes fonctionnalités. Au lieu de les répertorier, je vous recommande d'essayer quelques-uns jusqu'à ce que vous en trouviez une qui vous convient.). Cette méthode vous oblige également à enregistrer vos relevés de compteur kilométrique mais permet également de sauvegarder les adresses fréquentes afin que vous puissiez facilement ajouter des trajets réguliers. Pour moi, j'utilise une approche moyenne: je garde un calendrier numérique dans lequel j'ajoute des réunions et des sorties liées aux affaires. La clé est de capturer votre lecture de compteur kilométrique avant de commencer ce projet. À la fin du mois, je retourne en arrière et calcule la distance aller-retour pour chaque entrée et compare ce chiffre à l'utilisation totale. Encore une fois, si vous pouvez le faire pendant trois mois (consécutifs ou non), cela vous donne un pourcentage assez précis d'utilisation professionnelle / personnelle. En plus de pouvoir écrire sur les frais de véhicule, le kilométrage est un autre élément important de la franchise!
Organiser les rendez-vous et les dépenses connexes pour référence ultérieure
Comme je l'ai mentionné ci-dessus, conserver un calendrier séparé pour TOUS vos rendez-vous / voyages / courses / etc. liés à votre entreprise vous facilitera la vie pour pouvoir vous y reporter ultérieurement, notamment pour la préparation des déclarations de revenus. S'il vous est déjà demandé où vous êtes allé ou qui vous avez vu, conserver un enregistrement de chaque activité sous forme d'entrée de calendrier résoudra de nombreux problèmes. Dans ma pratique, j’utilise même ces entrées pour capturer des kilomètres parcourus, des notes sur l’événement et une note sur les dépenses éventuelles de cet événement (par exemple des sujets de discussion lors d’un repas d’affaires). Garder tout au même endroit réduit définitivement le chaos et la confusion qui peuvent survenir pendant la saison des impôts.
Préparer des taxes n'est jamais un projet amusant. Créer un plan pour vous-même pour rester organisé et suivre vos dépenses d’entreprise facilitera grandement ce processus. Gardez une longueur d'avance sur le jeu en recherchant avec soin vos déductions disponibles. Il y a tellement de ressources disponibles pour les indépendants et les propriétaires de petites entreprises. La Small Business Administration (sba.gov) est une excellente source pour trouver plus d’informations sur la déclaration de revenus; même des recommandations pour les professionnels de l'impôt locaux qui peuvent aider.
Pour plus de solutions pour rester organisé et être efficace, n'hésitez pas à me contacter à [email protected].
La chroniqueuse Jessica Baggot vit près de San Francisco, en Californie, et travaille en tant que consultante indépendante en développement organisationnel. Elle se spécialise dans le conseil en efficacité et productivité pour aider les petites entreprises à recentrer leurs efforts afin d’accroître leurs revenus. a étudié la psychologie et les relations internationales.